Fachkräfte aus dem Ausland einstellen. Die Checkliste in 10 Schritten.

Überblick: wer was erledigt

Die Einstellung einer Fachkraft aus einem Drittstaat verteilt sich auf drei Beteiligte. Der Arbeitgeber in Deutschland bereitet Stelle und Vertrag vor und führt mit Vollmacht das beschleunigte Verfahren. Die Fachkraft liefert Unterlagen und stellt den Visumantrag. Behörden prüfen Anerkennung, Arbeitsbedingungen und Visum. Wer die Reihenfolge einhält, spart Wochen.

1. Stelle und Gehalt festlegen

Beschreiben Sie Aufgaben, Arbeitsort, Arbeitssprache und Gehalt so konkret wie möglich. Das Gehalt entscheidet mit über den Aufenthaltstitel: Für die Blaue Karte EU gilt 2026 ein Mindestgehalt von 50.700 Euro brutto im Jahr, in Engpassberufen und für Berufseinsteiger 45.934,20 Euro. Ein ortsübliches Gehalt verlangt die Bundesagentur für Arbeit in jedem Fall: Sie vergleicht Lohn und Arbeitsbedingungen mit denen inländischer Beschäftigter. Legen Sie außerdem fest, ob Englisch als Arbeitssprache reicht. Davon hängt ab, wie groß der Kreis passender Kandidaten ist und ob ein Sprachkurs vor oder nach der Einreise nötig ist.

2. Den Aufenthaltsweg wählen

Je nach Abschluss und Gehalt kommen die Blaue Karte EU (§ 18g AufenthG), die Fachkraft mit Hochschulabschluss (§ 18b) oder mit Berufsausbildung (§ 18a), die Beschäftigung von Berufserfahrenen (§ 19c mit § 6 BeschV) oder die Anerkennungspartnerschaft (§ 16d Abs. 3) in Frage. Den Überblick finden Sie auf unserer Seite Fachkräfte aus dem Ausland.

Als Faustregel: Mit Studium und gutem Gehalt ist die Blaue Karte der schnellste Weg. Für Techniker mit anerkannter Ausbildung passt § 18a. Ist die Anerkennung nicht in Sicht, aber Berufserfahrung und Gehalt stimmen, bietet § 6 BeschV einen Weg ohne formale Anerkennung in Deutschland. Fehlen nur einzelne Teile, ist die Anerkennungspartnerschaft die Lösung.

3. Die Anerkennung früh prüfen

Prüfen Sie in anabin, ob Hochschule und Abschluss als entsprechend bewertet sind. Fehlt der Eintrag, hilft eine Zeugnisbewertung der ZAB, die etwa drei Monate dauert. Für Ausbildungsberufe prüft die zuständige Kammer die Gleichwertigkeit, für IHK-Berufe die IHK FOSA. Bei reglementierten Berufen, etwa in der Medizin, braucht die Fachkraft zusätzlich eine Berufsausübungserlaubnis.

Quellen: anabin · Anerkennung in Deutschland

4. Kandidaten finden und prüfen

Führen Sie ein Fachgespräch per Video, prüfen Sie Zeugnisse, Referenzen und Sprachkenntnisse im Gespräch statt nur im Lebenslauf. Klären Sie früh, ob Familie mitkommt, denn das beeinflusst Wohnung, Zeitplan und Bleibewahrscheinlichkeit. Bitten Sie früh um Kopien aller Abschlüsse, damit Sie den Anerkennungsweg prüfen können, bevor Sie ein Angebot machen. Ein Probetag ist über Video oder eine kurze Geschäftsreise möglich, ersetzt aber kein strukturiertes Fachgespräch.

5. Arbeitsvertrag und Unterlagen vorbereiten

Für die Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit brauchen Sie ein konkretes Arbeitsplatzangebot oder einen Arbeitsvertrag und das ausgefüllte Formular „Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis“. Die Fachkraft stellt Pass, Lebenslauf, Abschlüsse mit Übersetzungen und gegebenenfalls Sprachnachweise bereit. Der Arbeitsvertrag sollte unter der Bedingung stehen, dass Visum und Aufenthaltstitel erteilt werden, und einen realistischen Starttermin nennen. Legen Sie fest, wer Visumgebühr, Übersetzungen und Anreise trägt. Eine eigene Mappe je Fachkraft mit Vertrag, Zeugnissen, Übersetzungen und Bescheiden sorgt dafür, dass Ausländerbehörde und Auslandsvertretung dieselben Unterlagen sehen.

6. Beschleunigtes Fachkräfteverfahren beantragen

Mit einer Vollmacht der Fachkraft beantragen Sie bei der zuständigen Ausländerbehörde das beschleunigte Fachkräfteverfahren. Die Behörde koordiniert Anerkennung und Zustimmung und erteilt die Vorabzustimmung. Die Gebühr beträgt 411 Euro. Alle Einzelheiten und Fristen stehen im Ratgeber Beschleunigtes Fachkräfteverfahren.

7. Visum beantragen

Mit der Vorabzustimmung bekommt die Fachkraft bei der deutschen Auslandsvertretung einen Termin innerhalb von drei Wochen, über das Visum wird in der Regel binnen weiterer drei Wochen entschieden. In der Türkei sind das die Botschaft in Ankara und die Generalkonsulate, Termine laufen über die offiziell angegebenen Dienstleister. Wer Termine gegen Geld anbietet, ist unseriös. Zum Termin bringt die Fachkraft Originale und Kopien mit, die Vorabzustimmung liegt der Auslandsvertretung bereits vor.

Quellen: § 31a AufenthV

8. Ankommen: Wohnung, Anmeldung, Aufenthaltstitel

Nach dem Einzug muss sich die Fachkraft innerhalb von zwei Wochen beim Bürgeramt anmelden. Danach folgen Bankkonto, Krankenversicherung und Steuer-Identifikationsnummer. Vor Ablauf des Visums beantragt die Fachkraft bei der Ausländerbehörde den elektronischen Aufenthaltstitel. Die Wohnungssuche ist in vielen Städten der größte Engpass. Eine möblierte Übergangswohnung für die ersten Monate nimmt Druck heraus und macht die Anmeldung sofort möglich.

9. Erster Arbeitstag: die Pflichten des Arbeitgebers

Seit dem 1. Januar 2026 müssen Arbeitgeber Fachkräfte aus Drittstaaten, die vorher im Ausland gelebt haben, nach § 45c AufenthG in Textform auf die kostenlose Beratung des Netzwerks „Faire Integration“ hinweisen, mit Kontaktdaten der nächstgelegenen Beratungsstelle, spätestens am ersten Arbeitstag. Eine E-Mail oder eine Anlage zum Arbeitsvertrag genügt.

Außerdem müssen Sie nach § 4a Abs. 5 AufenthG prüfen, ob die Beschäftigung erlaubt ist, und eine Kopie des Aufenthaltstitels für die Dauer der Beschäftigung aufbewahren. Die Anmeldung zur Sozialversicherung läuft wie bei jedem anderen Mitarbeiter.

Quellen: IHK Frankfurt: § 45c AufenthG · § 4a AufenthG · Faire Integration

10. Bleiben: Einarbeitung und Meldepflicht

Ein fester Ansprechpartner im Betrieb, ein Sprachkurs und Hilfe beim Familiennachzug entscheiden, ob die Fachkraft bleibt. Endet die Beschäftigung vorzeitig, müssen Sie das der Ausländerbehörde innerhalb von vier Wochen ab Kenntnis mitteilen. Planen Sie nach drei und nach sechs Monaten ein Gespräch: Was läuft gut, was fehlt, wie geht es der Familie? Die meisten Abbrüche kündigen sich früh an und lassen sich mit kleinen Maßnahmen verhindern.

Quellen: § 4a AufenthG

Sonderfälle: IT ohne Studium, Sicherheitsüberprüfung, Familie

IT-Spezialisten ohne Studium können die Blaue Karte EU erhalten, wenn sie in den letzten sieben Jahren mindestens drei Jahre einschlägige Berufserfahrung gesammelt haben und das Mindestgehalt erreichen. Eine Anerkennung ist dann nicht nötig, wohl aber Nachweise der Berufserfahrung, etwa Arbeitszeugnisse und Projektlisten.

Stellen mit Zugang zu Verschlusssachen setzen eine Sicherheitsüberprüfung voraus. Für Staatsangehörige aus Drittstaaten ist sie oft nicht möglich. Solche Rollen vermitteln wir nicht grenzüberschreitend. Planen Sie sie ohne Verschlusssachenzugang oder besetzen Sie sie mit Kandidaten in Deutschland, etwa über unsere Partnerberatung TEKOM.

Familie: Ehepartner und minderjährige ledige Kinder können über das beschleunigte Verfahren gleich mit einbezogen werden. Klären Sie früh, ob und wann die Familie nachkommt, denn davon hängen Wohnungsgröße, Kita-Platz und am Ende die Entscheidung zu bleiben ab.

Wenn etwas schiefgeht

Lehnt die Kammer die Gleichwertigkeit ab, ist das selten das Ende: Oft lassen sich fehlende Teile in Deutschland über eine Anpassungsqualifizierung nachholen, und das beschleunigte Verfahren kann mit Blick auf eine Einreise nach § 16d fortgeführt werden. Verweigert die Bundesagentur die Zustimmung, liegt es meist an Gehalt oder Arbeitsbedingungen, die sich nachbessern lassen. Wird das Visum abgelehnt, nennt die Auslandsvertretung die Gründe, gegen die sich die Fachkraft wehren kann.

Quellen: § 81a AufenthG

Kostenlose Beratung für Arbeitgeber

Sie müssen den Weg nicht allein finden. Die Industrie- und Handelskammern beraten in vielen Regionen mit eigenen Welcome Centern zur Fachkräfteeinwanderung. Der Arbeitgeber-Service der Bundesagentur für Arbeit und die Zentrale Auslands- und Fachvermittlung helfen bei Zustimmung und Rekrutierung, das Portal Make it in Germany erklärt Aufenthaltstitel und Verfahren. Für die Fachkräfte selbst gibt es die kostenlose Beratung des Netzwerks Faire Integration, auf die Sie seit 2026 ohnehin hinweisen müssen.

Eine private Vermittlung lohnt sich, wenn Sie nicht nur Informationen brauchen, sondern jemanden, der Kandidaten findet, prüft und das Verfahren für Sie führt. Achten Sie darauf, dass der Anbieter im Herkunftsland zugelassen ist und von Bewerbern kein Geld nimmt.

Quellen: Faire Integration

Die häufigsten Fehler

Diese Fehler sehen wir in der Praxis am häufigsten. Jeder kostet Wochen.

• Das Angebot steht, bevor der Anerkennungsweg geklärt ist.
• Das Gehalt liegt unter der Grenze der Blauen Karte oder unter dem ortsüblichen Niveau.
• Unterlagen werden ohne beglaubigte Übersetzung eingereicht.
• Das reguläre Visumverfahren wird gewählt, obwohl das beschleunigte Verfahren schneller wäre.
• Die Wohnungssuche beginnt erst nach dem Visum.
• Der Hinweis nach § 45c AufenthG fehlt am ersten Arbeitstag.

Die Checkliste zum Abhaken

Alle Schritte noch einmal kurz:

• Stelle, Gehalt und Arbeitssprache festgelegt
• Aufenthaltsweg gewählt
• Anerkennung geprüft, Zeugnisbewertung oder Gleichwertigkeitsprüfung beantragt
• Kandidat im Fachgespräch geprüft
• Arbeitsvertrag und „Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis“ fertig
• Beschleunigtes Fachkräfteverfahren beantragt, Gebühr bezahlt
• Vorabzustimmung erteilt, Visumtermin gebucht
• Wohnung, Anmeldung, Konto, Krankenversicherung erledigt
• Hinweis nach § 45c übergeben, Kopie des Aufenthaltstitels abgelegt
• Einarbeitung und Gespräche nach drei und sechs Monaten geplant